“Tôi có thực sự cần sử dụng AI trong hoạt động doanh nghiệp không?” Đây là câu hỏi mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp đặt ra trong quá trình chuyển đổi số. Đối với một công ty lớn như e&, AI không chỉ đóng vai trò trong dịch vụ khách hàng hay tiếp thị, mà quan trọng hơn, nó đang âm thầm thay đổi cấu trúc hoạt động bên trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực (HR).
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng AI chỉ có thể chứng minh giá trị của nó qua các ứng dụng đối diện với khách hàng, nhưng e& đã áp dụng một cách tiếp cận khác. Họ đã bắt đầu triển khai AI tại bộ phận HR, vì có rất nhiều quy trình tiêu chuẩn hóa và lặp đi lặp lại, như quản lý dữ liệu nhân viên, kiểm tra tuân thủ định kỳ, và sắp xếp đào tạo, nơi AI có thể nâng cao hiệu quả một cách đáng kể.
Q1: Trong trường hợp nào doanh nghiệp nên xem xét việc triển khai AI tại bộ phận HR?
Nhiều doanh nghiệp khi nghĩ về việc “có cần AI không” thực chất là để giải quyết những điểm nghẽn trong kinh doanh hay nâng cao hiệu quả. Nếu doanh nghiệp của bạn đang phải đối mặt với việc xử lý dữ liệu bằng tay lặp đi lặp lại, quy trình phức tạp, hoặc có nguy cơ tuân thủ khó quản lý, thì việc đưa AI vào xử lý tự động là một lựa chọn hợp lý và cần thiết. e& đã chọn bước đầu tiên từ HR để từng bước thúc đẩy ứng dụng AI.
Chị Li, một giám đốc HR, đã từng cảm thấy không thể xử lý nổi khối lượng hồ sơ và đơn từ nhân viên trong thời gian bận rộn, và đã nghĩ về việc “HR có phù hợp để triển khai AI không”. Cuối cùng, chị nhận ra rằng với khả năng phân loại và cảnh báo tự động của AI, có thể giảm thiểu sai sót do con người và tăng tốc độ phản hồi, đây là một hướng đi đáng để thử.
Q2: Hệ thống AI trong HR phù hợp với loại hình và quy mô doanh nghiệp nào?
Ưu điểm của AI trong lĩnh vực HR nằm ở chỗ xử lý các môi trường có quy mô lớn, quy trình phức tạp và liên quan đến nhiều dữ liệu có cấu trúc. Do đó, các doanh nghiệp trung và lớn, hoặc những tổ chức có nhiều chi nhánh và số lượng nhân viên đông đảo, sẽ dễ dàng nhận thấy lợi ích rõ ràng từ việc triển khai AI. Đối với các tổ chức có quy mô nhân sự nhỏ và quy trình đơn giản, chi phí và hiệu quả của việc triển khai AI không dễ dàng để cân bằng, có thể tạm thời không thích hợp.
Chị Li cũng đã đánh giá rằng, công ty có quy mô nhân sự vượt quá nghìn người và có yêu cầu tuân thủ đa quốc gia, việc đầu tư vào AI để quản lý quy trình nội bộ là lựa chọn tiêu chuẩn hóa và có thể mở rộng. Ngược lại, nếu quy mô công ty nhỏ, có thể bắt đầu bằng các công cụ số hóa mà không cần vội vàng đưa AI vào.
Q3: Trường hợp nào không nên áp dụng AI quá sớm trong HR?
Nếu quy trình nội bộ của doanh nghiệp chưa được quy hoạch hoàn chỉnh, hoặc đội ngũ HR có nhiều lo ngại về an toàn dữ liệu và quyền riêng tư, việc triển khai AI có thể tạo thêm nhiều rủi ro. Nếu không có chính sách quản lý dữ liệu và tuân thủ đầy đủ, công nghệ AI có thể dẫn đến việc sử dụng sai dữ liệu hoặc không tuân thủ các quy định liên quan, gây thiệt hại chứ không mang lại lợi ích.
Hơn nữa, nếu văn hóa tổ chức chưa chấp nhận đổi mới từ tự động hóa, việc đưa AI vào còn có thể gây ra vấn đề tín nhiệm giữa các phòng ban hoặc lo âu cho nhân viên. Những giám đốc HR như chị Li cũng cần cân nhắc mức độ chấp nhận của hiện trường và chiến lược giao tiếp thay đổi để đảm bảo việc triển khai diễn ra suôn sẻ.
Q4: e& đã thúc đẩy nội bộ hóa AI qua hệ thống HR như thế nào?
e& đã chọn bắt đầu từ các công việc cốt lõi của HR, với trọng điểm là tự động hóa xử lý tài liệu, phân tích hành vi nhân viên và đề xuất đào tạo cá nhân hóa. Những ứng dụng AI này đã nâng cao tốc độ phản hồi về sự tuân thủ quy định, đồng thời nâng cao sự hài lòng của nhân viên và hiệu quả học tập, tạo thành vòng tuần hoàn tích cực.
Cách làm của họ tiết lộ một điểm quan trọng: việc triển khai AI không chỉ đơn thuần là một cuộc cải cách quy mô lớn mà là sự thấm nhuần dần dần trong các chức năng cụ thể, kết hợp giữa nhu cầu của nhân viên và hiện trạng quy trình, xây dựng nền tảng hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu.
Q5: Đối với các nhà quản lý muốn đưa AI vào HR, có những khuyến nghị hành động nào thực tế?
Bước đầu tiên là hiểu rõ các phần quy trình HR hiện tại đang tốn nhiều thời gian hoặc có nguy cơ cao, và đánh giá những khía cạnh nào phù hợp nhất với sự hỗ trợ của AI. Tiếp theo, tìm kiếm các nhà cung cấp giải pháp AI đáp ứng yêu cầu và văn hóa doanh nghiệp để đảm bảo công nghệ phù hợp.
Tiếp đến, xây dựng cơ chế hợp tác giữa các phòng ban, bao gồm IT, an ninh, pháp lý và HR, cũng chính là chìa khóa để thúc đẩy AI. Cuối cùng, hãy xem AI như một công cụ hỗ trợ quyết định, không phải là một giải pháp thay thế hoàn toàn nhân lực, để có thể gia tăng mức độ chấp nhận và giảm thiểu chống đối.
Tóm lại, e& đã chứng minh rằng “trong hoàn cảnh nào cần AI” không chỉ là vấn đề công nghệ, mà còn là sự trưởng thành của quy trình nội bộ và mức độ chấp nhận của nhân viên. Sự hóa thân của HR qua AI là minh chứng cho việc doanh nghiệp từ nền tảng hoạt động bắt đầu dần dần tiến tới một mô hình thông minh, đáng để các nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra những đánh giá và hành động hợp lý dựa trên tình huống thực tế của mình.
You may also like: Mô hình dự đoán AI nâng cao hiệu quả tài nguyên y tế: Hiểu biết về thuật ngữ và phân tích khái niệm
