Trong ngành bán lẻ, báo cáo doanh số hàng tuần là tài liệu tham khảo quan trọng ảnh hưởng đến quyết định. Tuy nhiên, truyền thống, những báo cáo này thường yêu cầu hàng giờ để tổ chức thủ công, tiêu tốn nhiều nhân lực và thời gian. Lấy Urban Outfitters Inc. (viết tắt là URBN) làm ví dụ, họ sở hữu các thương hiệu như Urban Outfitters, Anthropologie và Free People, gần đây đã bắt đầu thử nghiệm hệ thống trí tuệ nhân tạo đại diện (Agentic AI), nhằm tự động tạo báo cáo, giúp phân tích hàng ngày được thực hiện qua phần mềm. Bối cảnh này khiến nhiều nhà bán lẻ bắt đầu suy nghĩ: “Doanh nghiệp của tôi có thực sự cần triển khai AI như vậy không?”
Q1: Là một nhà quản lý bán lẻ, khi nào tôi sẽ thấy cần sử dụng AI đại diện để tự động hóa báo cáo?
Khi đội ngũ của bạn cần xử lý một lượng lớn dữ liệu doanh số hàng tuần, nhưng việc tích hợp báo cáo hiện tại tốn hơn vài giờ, thậm chí ảnh hưởng đến thời gian quyết định, lúc này bạn sẽ bắt đầu xem xét liệu có nên áp dụng công cụ tự động hóa. Ví dụ, tôi từng gặp phải tình trạng đội ngũ quá bận rộn với việc làm báo cáo, dẫn đến không thể tập trung phân tích xu hướng và điều chỉnh chiến lược, và lúc đó tôi đã nghĩ, nếu có một hệ thống có thể giảm bớt gánh nặng tạo báo cáo thì không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng quyết định.
Hơn nữa, nếu quy mô hoạt động mở rộng, thương hiệu hoặc dòng sản phẩm tăng lên, và nguồn dữ liệu trở nên phức tạp hơn, chi phí nhân lực để tạo báo cáo gia tăng, đây cũng là một chỉ số rõ ràng cho thấy cách làm truyền thống không còn phù hợp, và việc chuyển sang tự động hóa bằng AI là một lựa chọn hợp lý.
Q2: Tôi điều hành một cửa hàng bán lẻ nhỏ và vừa, có cần xem xét việc triển khai hệ thống AI như vậy không?
Không nhất thiết. Các nhà bán lẻ nhỏ và vừa, nếu lượng dữ liệu doanh số ít và yêu cầu báo cáo đơn giản, vẫn có thể sử dụng Excel hoặc các công cụ BI đơn giản để hoàn thành báo cáo, và chi phí nhân lực sẽ thấp hơn. Thời điểm này, việc triển khai AI đại diện có thể gây thêm gánh nặng và không nhất thiết mang lại hiệu quả rõ rệt.
Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy dữ liệu doanh số hàng ngày đến từ nhiều nền tảng (trực tuyến và cửa hàng thực tế), công việc báo cáo trở nên phức tạp, hoặc quyết định marketing và quản lý cần sự hỗ trợ dữ liệu ngay lập tức và chính xác hơn, thì đầu tư vào hệ thống tự động hóa AI sẽ là một lựa chọn hợp lý, đặc biệt khi nhu cầu về tự động hóa quy trình làm việc và tích hợp dữ liệu tăng lên.
Q3: Những tình huống nào phù hợp để triển khai AI đại diện trong tự động hóa báo cáo?
Những nhà bán lẻ có quy mô lớn, dữ liệu đồ sộ, và chu kỳ báo cáo nghiêm ngặt là những đối tượng phù hợp nhất. Chẳng hạn như URBN, là một tập đoàn hoạt động đa thương hiệu và đa lĩnh vực, do có nguồn dữ liệu đa dạng và cần phải nhanh chóng đưa ra các phân tích chính xác, cách làm thủ công đã khó đáp ứng, việc dựa vào AI đại diện để giải quyết việc tạo báo cáo cứ lặp đi lặp lại và chuẩn hóa có thể nâng cao hiệu suất một cách đáng kể.
Thêm nữa, nếu công ty tập trung vào việc ra quyết định dựa trên dữ liệu và có phòng IT phối hợp, việc triển khai hệ thống AI cũng dễ dàng hòa nhập vào quy trình làm việc hiện tại, nâng cao độ trưởng thành trong việc sử dụng dữ liệu tổng thể.
Q4: Có những tình huống nào không nên vội vã triển khai AI đại diện để tự động hóa báo cáo?
Nếu doanh nghiệp vẫn đang trong giai đoạn thiết lập khung báo cáo cơ bản hoặc yêu cầu báo cáo thường xuyên thay đổi, việc triển khai AI đại diện có thể do chi phí thiết lập và điều chỉnh quá cao, gây thêm gánh nặng. Ngoài ra, nếu công ty thiếu năng lực hỗ trợ kỹ thuật đầy đủ và bản thân nhu cầu phân tích không phức tạp, cũng không nên cố gắng thúc đẩy loại công nghệ này.
Cùng với đó, nếu nhân viên có độ chấp nhận thấp đối với các công cụ mới hoặc lo lắng rằng tự động hóa sẽ ảnh hưởng đến tính tự chủ trong công việc và nội dung công việc, đây cũng là một điểm cần phải giao tiếp và đánh giá kỹ trước khi triển khai. Việc thúc đẩy tự động hóa cần được kết hợp với đào tạo và quản lý thay đổi một cách không thể bỏ qua.
Q5: Tôi quyết định muốn thử sử dụng AI đại diện để tự động hóa báo cáo, bước tiếp theo nên làm gì?
Đầu tiên, xác định nhu cầu báo cáo của bạn và các điểm nghẽn trong quy trình hiện tại, tránh việc theo đuổi tự động hóa một cách mù quáng. Tiếp theo, bạn có thể chọn giải pháp thử nghiệm, triển khai nhỏ trong một phạm vi nhất định, chẳng hạn như tự động tạo một phần báo cáo, để đánh giá hiệu quả, chi phí và phản hồi của người dùng.
Đồng thời, tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ AI đại diện có uy tín và kỹ thuật trưởng thành, đồng hợp tác chặt chẽ với bộ phận thông tin và bộ phận kinh doanh nội bộ, đảm bảo an toàn dữ liệu và nội dung báo cáo phù hợp với nhu cầu thực tế. Liên tục đánh giá hiệu quả, rồi mở rộng phạm vi ứng dụng, từng bước xây dựng hệ thống tự động hóa dữ liệu và khả năng ra quyết định thông minh.
Tổng kết lại, “Khi nào cần AI đại diện để tự động hóa báo cáo bán lẻ?” Chìa khóa nằm ở quy mô doanh nghiệp, độ phức tạp dữ liệu và nhu cầu thời gian quyết định. Doanh nghiệp lớn và tập đoàn đa thương hiệu là những đối tượng nhu cầu điển hình; doanh nghiệp nhỏ và vừa nếu không chịu áp lực lớn trong việc tạo báo cáo thì không cần vội vàng đầu tư. Nhận thức đúng về nhu cầu của bản thân sẽ giúp công nghệ phục vụ cho hiệu quả, tránh đầu tư quá mức và lãng phí tài nguyên.
You may also like: Khi nào cần sự trợ giúp của AI để đạt được mục tiêu phát thải ròng bằng không? Phân tích ứng dụng thực tế của Watershed tại Hội nghị đỉnh cao Net Zero London
